En välformulerad inbjudan kan vara skillnaden mellan ett Open Space som blomstrar och ett som bara haltar fram. Eftersom deltagarna själva sätter agendan är det viktigt att redan från början väcka nyfikenhet och engagemang. Men hur skapar man en inbjudan som verkligen lockar rätt människor och sätter tonen för ett framgångsrikt Open Space? Här går vi igenom några viktiga principer och konkreta tips.
1. Sätt tonen – skapa en känsla av möjligheter
En bra inbjudan ska göra två saker: den ska få människor att förstå vad Open Space är, och den ska göra dem nyfikna nog att vilja delta.
Undvik att göra inbjudan alltför formell eller stel. Open Space handlar om att skapa en öppen och kreativ atmosfär, och det bör återspeglas redan i inbjudan. Skriv på ett inkluderande och inspirerande sätt – det ska kännas som att något spännande är på väg att hända!
Exempel:
”Tänk om du hade chansen att diskutera de viktigaste frågorna inom [ämnesområde] – med andra engagerade människor som också brinner för det? Vad skulle hända om du fick ta upp precis de ämnen som betyder mest för dig, utan en fast agenda? Välkommen till ett Open Space där vi tillsammans skapar samtal, insikter och möjligheter!”
2. Formulera ett lockande tema
Temat är hjärtat i inbjudan. Det ska vara tillräckligt öppet för att deltagarna ska kunna tolka det på olika sätt, men samtidigt tydligt nog att ge en riktning.
Bra teman ställer ofta en öppen fråga snarare än att ge ett färdigt svar. Frågor väcker tankar och skapar ett naturligt engagemang.
Exempel på bra teman:
- ”Hur skapar vi framtidens hållbara städer?”
- ”Hur kan vi samarbeta bättre i en digital värld?”
- ”Vad behöver vi göra för att få en arbetsplats där alla trivs och utvecklas?”
3. Förklara vad Open Space är – men håll det enkelt
Många har aldrig deltagit i Open Space tidigare, och om inbjudan känns för vag kan vissa tveka att anmäla sig. Det är därför viktigt att kort beskriva hur det går till.
Men håll det enkelt! Undvik långa beskrivningar av teorin bakom Open Space – det räcker att förklara det mest grundläggande.
Exempel:
”Open Space är en mötesform där deltagarna själva skapar agendan och driver samtalen. Vi startar med en gemensam samling där alla som vill får föreslå ämnen. Sedan väljer du själv vilka samtal du vill delta i. Resultatet? Dynamiska diskussioner, nya insikter och konkreta idéer!”
Om inbjudan går ut digitalt kan du även länka till en kort video eller artikel om Open Space för den som vill veta mer.
4. Sätt upp ramar – men betona friheten
Många är vana vid traditionella möten där en moderator leder samtalen och bestämmer agendan. Det kan därför vara bra att lyfta fram att Open Space fungerar annorlunda.
Men istället för att bara säga att ”här finns inga regler”, kan du förklara ramarna genom de grundläggande principerna i Open Space:
- De som kommer är rätt personer.
- Vad som händer är det som ska hända.
- Det börjar när det börjar och slutar när det slutar.
- Om du känner att du inte lär dig eller bidrar – gå vidare!
Den sista punkten, ofta kallad ”Lagen om två fötter”, är särskilt viktig att lyfta fram. Många uppskattar friheten att kunna röra sig mellan samtal utan att känna sig ”oartig”.
5. Beskriv vem det är för – och varför det är viktigt
Människor vill veta om de är ”rätt målgrupp” för evenemanget. Tydliggör vilka som kan delta och varför just de borde komma.
Exempel:
”Det här Open Space-eventet är för alla som är engagerade i [ämnesområde]. Oavsett om du är nybörjare eller expert, chef eller medarbetare, student eller entreprenör – din röst behövs! Det enda kravet är att du är intresserad av att delta i meningsfulla samtal.”
Detta signalerar att alla är välkomna, samtidigt som det betonar att varje deltagare har ett ansvar för att bidra.
6. Praktisk information – gör det enkelt att delta
Slutligen – se till att all praktisk information är tydlig och lättillgänglig.
Checklista för vad som bör ingå:
✅ Datum och tid
✅ Plats (eller länk om det är digitalt)
✅ Hur man anmäler sig
✅ Eventuella kostnader
✅ Kontaktuppgifter
Om Open Space är en del av en större konferens kan det vara bra att tydligt förklara hur det passar in i helheten.
7. Avsluta med en inbjudan till handling
Avsluta med en tydlig uppmaning att delta. Människor är mer benägna att agera om de får en konkret instruktion.
Exempel:
”Är du redo att utforska spännande idéer och bidra till viktiga samtal? Anmäl dig nu och bli en del av vårt Open Space-event!”
Om det finns en anmälningslänk, gör den synlig och lättillgänglig. Om det är öppet för alla, kan du istället be folk att bara dyka upp.
Exempel på en färdig inbjudan
📢 Välkommen till Open Space: Framtidens hållbara arbetsliv!
Tänk om du hade chansen att diskutera de viktigaste frågorna om framtidens arbetsliv – med människor som delar ditt engagemang? Vad skulle hända om du fick ta upp de ämnen som betyder mest för dig?
Nu har du chansen! Välkommen till ett Open Space där vi tillsammans utforskar frågan: ”Hur kan vi skapa arbetsplatser där alla trivs och utvecklas?”
🔹 Vad är Open Space?
Open Space är en mötesform där du som deltagare sätter agendan. Vi börjar med en gemensam samling där vi skapar dagens schema – sedan väljer du själv vilka samtal du vill delta i.
🔹 Vem kan vara med?
Alla som är intresserade av framtidens arbetsliv är välkomna! Oavsett om du är ledare, anställd, student eller egenföretagare – din röst behövs.
📅 När? [Datum och tid]
📍 Var? [Plats / länk]
📩 Anmäl dig här: [Länk]
Kom och bidra med dina tankar och idéer – vi ses där!
Slutsats
Att skapa en bra inbjudan till Open Space handlar om att väcka nyfikenhet, skapa engagemang och tydliggöra vad deltagarna kan förvänta sig. Genom att formulera ett inspirerande tema, beskriva processen på ett enkelt sätt och ge tydliga praktiska detaljer, ökar du chansen att locka rätt personer och skapa ett dynamiskt och givande samtal.
Nu är det bara att skicka ut inbjudan och se fram emot ett spännande Open Space!
Lämna ett svar