Open Space-metoden är en av de mest dynamiska och kraftfulla mötesformerna som finns. När den fungerar som bäst skapar den engagemang, innovation och verklig förändring. Men precis som med alla metoder kan den ibland stöta på utmaningar.
I det här inlägget går vi igenom några av de vanligaste fallgroparna i Open Space – och hur du kan undvika dem för att säkerställa att ditt möte blir framgångsrikt.
1. Otydligt tema – vad ska vi prata om egentligen?
Problemet:
Ett av de viktigaste elementen i Open Space är temat – den övergripande frågan eller utmaningen som mötet ska kretsa kring. Om temat är för vagt eller otydligt kan deltagarna känna sig osäkra på vad de förväntas bidra med.
Lösningen:
Ett bra Open Space-tema är inspirerande, öppet och tydligt. Istället för att bara säga “Låt oss prata om framtiden”, kan temat formuleras som en utmaning eller fråga:
✔ “Hur skapar vi en hållbar framtid för vår organisation?”
✔ “Vilka förändringar behöver vi göra för att trivas bättre på jobbet?”
✔ “Hur kan vi tillsammans förbättra vår stad?”
Genom att göra temat engagerande och relevant ökar du chansen att deltagarna känner sig motiverade att bidra.
2. Rädsla för att ta initiativ – tystnad vid agendaskapandet
Problemet:
När ett Open Space börjar och deltagarna uppmanas att föreslå ämnen att diskutera, kan det ibland bli tyst. Ingen vill vara den första att gå fram och skriva på väggen.
Lösningen:
Det finns flera sätt att skapa en trygg atmosfär som uppmuntrar deltagarna att ta initiativ:
- Ge exempel och föregå med gott exempel. Om du är facilitator, skriv upp ett par generella samtalsämnen först för att visa hur det går till.
- Påminn om att alla idéer är välkomna. Många tvekar för att de tror att deras fråga “inte är tillräckligt bra”. Uppmuntra deltagarna att lita på sin magkänsla.
- Skapa en avslappnad och inbjudande stämning. Musik, humor och ett vänligt bemötande kan hjälpa deltagarna att slappna av.
När väl några personer har skrivit upp sina ämnen brukar fler snabbt följa efter.
3. “Dominanta röster” tar över diskussionerna
Problemet:
Ibland kan en eller ett par personer dominera samtalet och göra det svårt för andra att komma till tals.
Lösningen:
Open Space bygger på självorganisering, men det finns ändå sätt att skapa en mer inkluderande diskussion:
- Påminn om lagen om två fötter. Om någon känner att ett samtal inte är givande, är de fria att gå till en annan grupp. Detta gör att mötena automatiskt balanseras – ingen vill prata för sig själv!
- Uppmuntra aktivt lyssnande. Sätt tonen i början genom att uppmuntra deltagarna att lyssna på varandra och skapa en respektfull dialog.
- Dela upp stora grupper. Om ett samtal blir för stort och vissa inte får utrymme att prata, kan man föreslå att gruppen delas upp i mindre diskussioner.
Genom att ge deltagarna friheten att styra samtalet själva, minskar risken för att någon “tar över” helt.
4. Brist på dokumentation – idéer försvinner efter mötet
Problemet:
Open Space-samtal kan vara otroligt inspirerande, men om ingen dokumenterar diskussionerna kan värdefulla idéer gå förlorade.
Lösningen:
För att säkerställa att samtalen leder till något konkret kan du:
- Ha en gemensam dokumentationsvägg. Deltagarna kan skriva ner viktiga insikter och nästa steg på post-it-lappar eller digitala dokument.
- Be varje grupp välja en person som tar anteckningar.
- Sammanfatta och dela dokumentationen efter mötet. Skapa ett enkelt dokument eller en sammanställning av de viktigaste punkterna och skicka ut det till deltagarna.
Det är viktigt att dokumentationen är enkel och inte blir en administrativ börda – det ska vara lätt att bidra!
5. Brist på uppföljning – vad händer sen?
Problemet:
Ett vanligt problem i alla typer av möten är att inspirerande samtal leder till bra idéer – men inget händer efteråt.
Lösningen:
Open Space handlar om självorganisering, men du kan ändå hjälpa till att skapa en struktur för uppföljning:
- Avsluta mötet med en sammanfattning. Be deltagarna att reflektera över vad de tar med sig från samtalen och vilka nästa steg de ser.
- Uppmuntra till frivilliga arbetsgrupper. Om vissa vill ta en idé vidare kan de bilda en arbetsgrupp och hålla kontakten efter mötet.
- Skapa en digital plattform för uppföljning. En enkel grupp i Slack, Teams eller en mejllista kan hjälpa till att hålla diskussionen vid liv.
Det är viktigt att påminna deltagarna om att de själva äger processen – Open Space handlar inte om att någon “måste” ta vidare en idé, utan att de som vill kan göra det.
6. Open Space är inte för alla situationer
Problemet:
Ibland försöker organisationer använda Open Space i situationer där metoden inte riktigt passar – till exempel när det redan finns en fast agenda eller när det krävs snabba, tydliga beslut från en ledning.
Lösningen:
Open Space fungerar bäst när:
✔ Det finns en öppen fråga eller utmaning att utforska.
✔ Deltagarna har en viss frihet att forma samtalet.
✔ Engagemang och samverkan är viktigare än detaljerade beslut.
Om ett möte kräver strikt styrning och snabba beslut, kanske en annan metod passar bättre. Det går också att kombinera Open Space med mer strukturerade moment – exempelvis genom att låta en del av mötet vara öppen och en annan del ha en mer traditionell form.
Slutsats: Open Space fungerar – men det kräver tillit till processen
De vanligaste problemen med Open Space handlar ofta om att deltagarna (eller arrangörerna) är ovana vid självorganisering. Genom att ha ett tydligt tema, skapa en trygg miljö och påminna om de grundläggande principerna kan du undvika de flesta fallgroparna.
Open Space fungerar eftersom människor naturligt engagerar sig i frågor som betyder något för dem. När vi vågar lita på processen, låter samtalen flöda och följer energin – då uppstår magin.
Vill du testa Open Space men är osäker på hur du ska komma igång? Börja smått, experimentera och se hur det fungerar i din organisation. Och kom ihåg – det som händer, är det som ska hända.
Lämna ett svar