Open Space är en metod som ofta används i mindre grupper och lokala sammanhang, men hur fungerar det när hundratals eller till och med tusentals personer deltar? Kan en så självorganiserad process verkligen fungera i en stor organisation där struktur och effektivitet är avgörande?
Svaret är ja – och faktum är att Open Space ofta fungerar ännu bättre i stora organisationer än i små. När människor får möjlighet att samlas kring frågor som verkligen engagerar dem, skapas en kraftfull rörelse av idéer och handling. I det här inlägget tittar vi på hur Open Space kan skalas upp och användas för att skapa förändring i stora företag, myndigheter och globala nätverk.
1. Varför fungerar Open Space i stora organisationer?
Stora organisationer har ofta problem med byråkrati, långa beslutsprocesser och silotänkande. Medarbetare upplever att de inte blir hörda, att möten är ineffektiva och att innovation bromsas av hierarkier.
Open Space löser många av dessa utmaningar genom att:
✔ Bryta ner hierarkier och skapa en öppen dialog. Alla deltagare har samma möjlighet att lyfta frågor, oavsett titel eller roll.
✔ Främja snabbare beslutsfattande. Istället för att vänta på att chefer ska bestämma, kan idéer och initiativ drivas direkt av de som brinner för dem.
✔ Bygga engagemang och motivation. Människor blir mer investerade i förändringsprocesser när de själva får påverka dem.
Företag som Google, IBM och Microsoft har alla använt Open Space i olika sammanhang för att driva innovation och förbättra arbetskulturen.
2. Hur skalar man upp Open Space?
Att hålla ett Open Space för 20 personer är en sak – men hur gör man om man vill ha 500 eller 1000 deltagare? Här är några viktiga principer för att lyckas med en stor Open Space-konferens:
A) Skapa en inspirerande inbjudan
Ju större organisation, desto viktigare är det att formulera ett tydligt och engagerande tema. Det ska vara öppet nog att locka många perspektiv, men tydligt nog för att ge riktning.
Exempel på teman i stora organisationer:
📌 “Hur skapar vi framtidens arbetsplats?”
📌 “Vilka innovationer kan ta vår verksamhet till nästa nivå?”
📌 “Hur kan vi förbättra samarbetet mellan avdelningar?”
När människor känner att deras röst är viktig, ökar chansen att de engagerar sig fullt ut.
B) Använd en tydlig struktur – men håll processen öppen
I en stor Open Space-konferens behövs en tydlig process för att skapa struktur. Men det är viktigt att balansen bibehålls – strukturen ska stödja, inte styra.
Nyckelkomponenter i en stor Open Space:
1️⃣ Inledning i storgrupp – Facilitatorn förklarar Open Space-principerna och processen för alla deltagare.
2️⃣ Agendaskapande – Deltagarna skriver upp sina ämnen på stora tavlor eller digitala plattformar.
3️⃣ Sessioner i parallella spår – Eftersom det finns många deltagare delas diskussionerna upp i många små grupper på olika platser.
4️⃣ Dokumentation i realtid – Varje grupp sammanfattar sina viktigaste insikter på en digital plattform eller en gemensam vägg.
5️⃣ Avslutning i storgrupp – Deltagarna reflekterar och diskuterar nästa steg.
C) Dela upp ansvaret på flera personer
När antalet deltagare ökar, behöver även antalet facilitatorer öka. Istället för att ha en enda person som leder hela processen, kan man:
- Ha en huvudfacilitator som sätter tonen och förklarar processen.
- Använda co-facilitatorer som stödjer deltagarna och hjälper till att lösa eventuella problem.
- Ha frivilliga “Open Space-värdar” som ser till att samtalen flyter på och att alla känner sig inkluderade.
Det här gör att Open Space fortfarande känns personligt och hanterbart, även i stora grupper.
3. Exempel på stora organisationer som använt Open Space
A) IBM – Innovationskonferens med 800 deltagare
IBM använde Open Space för att samla 800 av sina medarbetare och partners för att diskutera framtidens teknik. Deltagarna skapade själva en agenda med över 100 diskussionsteman. Resultatet blev en mängd nya idéer och initiativ, varav flera senare implementerades i företagets strategi.
B) Microsoft – Open Space för kulturförändring
Microsoft använde Open Space som en del av sin omställning mot en mer agil och samarbetsinriktad företagskultur. Genom att låta medarbetarna själva lyfta utmaningar och lösningar, skapades en djupare förståelse för vad som behövde förändras.
C) WHO – Open Space för global hälsostrategi
Världshälsoorganisationen (WHO) har använt Open Space för att samla experter, beslutsfattare och organisationer från hela världen för att diskutera globala hälsoutmaningar. Genom att låta deltagarna själva forma diskussionerna kunde man identifiera de mest akuta frågorna och skapa samarbetslösningar.
4. Vanliga utmaningar – och hur man löser dem
A) “Men kommer verkligen alla att bidra?”
I stora organisationer finns alltid risken att vissa blir passiva. Därför är det viktigt att:
✔ Uppmuntra alla att föreslå ämnen, även om de är osäkra.
✔ Påminna om att Open Space bygger på deltagarnas initiativ – de som tar ansvar får inflytande.
✔ Använda lagen om två fötter – om en diskussion känns irrelevant, kan deltagarna byta till en annan.
B) “Blir det inte kaotiskt?”
Stora Open Space-event kan verka röriga i början, men processen skapar snabbt en naturlig ordning. Det hjälper att:
✔ Ha en tydlig struktur för hur agendan byggs upp.
✔ Dela upp grupper i mindre diskussioner för att hålla samtalen fokuserade.
✔ Använda digitala verktyg för att dokumentera samtalen i realtid.
C) “Hur säkerställer vi att idéerna blir verklighet?”
För att Open Space inte bara ska bli en inspirerande engångshändelse, behövs en tydlig plan för uppföljning:
✔ Ha en avslutande session där deltagarna kan ange vilka idéer de vill arbeta vidare med.
✔ Skapa arbetsgrupper eller nätverk som kan fortsätta diskussionerna efter mötet.
✔ Använd digitala plattformar för att hålla engagemanget vid liv.
5. Slutsats: Open Space fungerar – oavsett storlek
Många tror att Open Space bara fungerar i små sammanhang, men verkligheten är den motsatta. När stora organisationer använder metoden skapas en dynamik som gör att idéer sprids snabbt, innovation blomstrar och människor känner sig mer delaktiga.
Genom att skapa en tydlig men flexibel struktur, dela upp ansvaret och säkerställa uppföljning, kan Open Space skalas upp till att omfatta hundratals eller till och med tusentals deltagare.
Är din organisation redo att testa Open Space? Börja smått, experimentera – och se hur en ny form av möteskultur kan förändra arbetssättet i grunden!
Lämna ett svar