Agila arbetssätt har blivit allt vanligare i företag och organisationer som vill öka flexibiliteten, snabba upp beslutsfattandet och skapa mer dynamiska arbetsprocesser. Men även inom agila team finns utmaningar – möten kan bli ineffektiva, samarbetet kan fastna i strukturer och kreativiteten kan hämmas av fasta processer.
Här kommer Open Space in som ett kraftfullt komplement till agilt arbete. Open Space och agila metoder delar många principer, men där det agila arbetssättet ofta fokuserar på att optimera processer inom team, kan Open Space hjälpa till att skapa en större, självorganiserad rörelse av idéer och innovation.
I det här inlägget utforskar vi hur Open Space kan användas i en agil kontext och hur det kan bidra till att skapa bättre samarbeten, mer innovativa lösningar och en mer engagerande arbetskultur.
1. Vad har Open Space och agila metoder gemensamt?
Open Space och agilt arbete bygger båda på principen att de bästa lösningarna uppstår när människor får frihet att samarbeta och lösa problem tillsammans.
Här är några av de grundläggande likheterna:
✔ Självorganisering – Båda metoderna bygger på att människor själva tar ansvar och driver arbetet framåt.
✔ Flexibilitet och anpassningsbarhet – I agila team jobbar man iterativt, och i Open Space är samtalen dynamiska och utvecklas organiskt.
✔ Fokus på samarbete – Agila metoder handlar om tvärfunktionella team som arbetar tillsammans, och Open Space skapar miljöer där människor från olika bakgrunder möts för att lösa problem.
✔ Lärande och kontinuerlig förbättring – I agilt arbete reflekterar team regelbundet över vad som fungerar och vad som kan förbättras, precis som i Open Space där samtalen utvecklas i realtid.
Dessa likheter gör att Open Space kan integreras i agila organisationer på ett naturligt sätt.
2. Hur kan Open Space användas inom agilt arbete?
A) Open Space för att lösa komplexa problem
I agila team möter man ofta utmaningar som inte har tydliga lösningar. Det kan handla om tekniska problem, samarbetssvårigheter eller strategiska vägval.
Ett sätt att använda Open Space är att anordna en halvdag eller en dag där teamet samlas och själva sätter agendan för att diskutera de mest angelägna utmaningarna.
Exempel:
📌 Ett mjukvaruteam som stöter på problem med prestandan i en ny applikation kan använda Open Space för att samla in perspektiv och lösningar från olika experter inom organisationen.
📌 Ett produktteam som står inför en viktig strategisk förändring kan använda Open Space för att låta alla berörda parter diskutera möjliga vägar framåt.
B) Open Space i retrospektiv och reflektion
Agila team håller regelbundet retrospektiv för att reflektera över hur de arbetar. Istället för att alltid följa en fast mall kan man ibland använda Open Space för att ge teamet frihet att själva välja vilka aspekter av arbetet de vill diskutera.
Så här kan det fungera:
1️⃣ Teamet samlas och får en öppen fråga: “Vad behöver vi förbättra i vårt arbetssätt?”
2️⃣ Alla som vill kan föreslå ämnen att diskutera.
3️⃣ Diskussionerna sker i smågrupper, där teammedlemmarna själva väljer vilka samtal de vill delta i.
4️⃣ Teamet sammanfattar sina insikter och beslutar om konkreta förbättringsåtgärder.
Den här metoden gör att retrospektivet blir mer dynamiskt och att deltagarna tar större ägarskap över samtalen.
C) Open Space på företagsnivå – Agila Open Space-konferenser
Många organisationer har börjat använda Open Space som en del av sina agila transformationer. Genom att anordna Open Space-konferenser kan företag samla team, ledare och andra intressenter för att diskutera och samskapa framtidens arbetssätt.
Exempel:
🚀 Ett företag som vill bli mer kundfokuserat anordnar en Open Space-dag där team från olika avdelningar samlas för att diskutera hur man kan förbättra kundupplevelsen.
💡 En organisation som genomgår en agil transformation kan använda Open Space för att låta medarbetarna själva diskutera vad som fungerar bra och vilka utmaningar som finns.
3. Fördelar med att kombinera Open Space och agilt arbete
När Open Space används inom agila organisationer uppstår flera positiva effekter:
✔ Ökat medarbetarengagemang – När människor själva får styra samtalen och lyfta sina viktigaste frågor, ökar deras motivation att bidra.
✔ Bättre kommunikation mellan team – Agila team tenderar ibland att fastna i sina egna bubblor. Open Space bryter silos och skapar bättre samarbete mellan olika delar av organisationen.
✔ Snabbare innovation och problemlösning – När en organisation har en kultur där människor regelbundet samlas för att diskutera och lösa problem tillsammans, blir det lättare att snabbt anpassa sig till förändringar.
✔ Mer effektiva möten och diskussioner – Många organisationer lider av ineffektiva möten. Open Space skapar en miljö där bara de samtal som är meningsfulla och engagerande får ta plats.
4. Vanliga utmaningar och hur man hanterar dem
A) “Men vi har redan sprintplanering och dagliga standups – behövs Open Space?”
Ja! Open Space fyller en annan funktion än sprintmöten och dagliga standups. Medan de agila ritualerna fokuserar på teamets dagliga arbete, skapar Open Space utrymme för större strategiska och innovativa diskussioner.
Lösning: Använd Open Space som ett komplement, exempelvis genom att ha en Open Space-dag varje kvartal eller vid större förändringar.
B) “Kommer verkligen alla att bidra?”
I början kan vissa vara ovana vid att själva ta initiativ i ett möte.
Lösning: Börja med en tydlig introduktion där ni förklarar att Open Space bygger på deltagarnas engagemang. Påminn om att det är helt okej att lyssna i början – men att de bästa idéerna kommer när alla bidrar.
C) “Hur säkerställer vi att idéerna blir verklighet?”
Många bra idéer kan komma upp i en Open Space-session, men det behövs en strategi för uppföljning.
Lösning: Ha en avslutande session där deltagarna får ange vilka idéer de vill arbeta vidare med. Skapa arbetsgrupper eller en digital plattform där arbetet kan fortsätta efter mötet.
5. Slutsats – Open Space gör agilt arbete ännu bättre
Agila metoder har förändrat hur organisationer arbetar, men det finns fortfarande behov av mötesformer som kan ta samarbetet och innovationen till nästa nivå. Open Space kompletterar agilt arbete genom att:
✔ Skapa utrymme för självorganiserade och strategiska diskussioner.
✔ Bygga en kultur av engagemang och tvärfunktionellt samarbete.
✔ Göra retrospektiv, problemlösning och innovationsarbete mer dynamiskt.
McKinsey & Company har visat i flera rapporter hur agila arbetssätt vinner på att kombineras med starkt engagemang, självorganisering och öppen dialog – vilket Open Space erbjuder i praktiken.
Om din organisation redan arbetar agilt men vill förbättra hur ni hanterar komplexa problem och förändringsprocesser – prova Open Space! Börja smått, experimentera och se hur metoden kan förändra sättet ni samarbetar på.
Vill du veta mer om hur Open Space kan användas i din organisation? Hör av dig så berättar vi mer!
Lämna ett svar